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Online-Terminmanagement mit x.webtermin

Im vierten Quartal 2019 steht für die Anwender der Praxissoftware x.comfort, x.concept und x.isynet die neue Zusatzlösung x.webtermin bereit. „x.webtermin haben wir zunächst für unsere innovative Praxissoftware medatixx entwickelt. Es ist eine zeitgemäße digitale Lösung, die es den Patienten erlaubt, online über die Praxiswebsite Termine zu buchen“, so medatixx-Geschäftsführer Jens Naumann.

Eine Eigenentwicklung bietet deutliche Vorteile gegenüber Lösungen von Drittanbietern. Die auf die Praxissoftware von medatixx abgestimmte Lösung vermeidet Schnittstellen- und Datenübertragungsrisiken zwischen unterschiedlichen Systemen. Das Praxisteam wird entlastet, da bei Terminvergaben keine zwei Kalender gleichzeitig zu beachten sind.

x.webtermin ist wie bei medatixx in den jeweiligen Terminkalender von x.comfort, x.concept und x.isynet integriert, sodass es keine Überschneidungen zwischen online und telefonisch gebuchten Terminen gibt. Online-Terminbuchungen werden in Echtzeit dargestellt. Sie behalten jederzeit die Kontrolle und Entscheidungshoheit hinsichtlich der Terminanfragen und Bestätigungen. Im Vorfeld wird festgelegt, zu welchen Zeiten, bei welchem Arzt und welche Art von Termin gebucht werden kann. Die Praxis entscheidet individuell, ob sie beispielsweise Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen oder Laboruntersuchungen, wie Blutentnahme, anbieten möchte. Zudem ist einstellbar, ob Termine durch die direkte automatische Buchung in den Kalender einfließen oder die Terminbuchung erst durch einen Praxismitarbeiter geprüft und bestätigt (oder abgelehnt) wird. Alle Einstellungen lassen sich einfach per Mausklick in einer Browservorschau aus Patientensicht vorab überprüfen.

Um Bot-Buchungen, also den automatisierten Missbrauch der Online-Terminbuchung, zu vermeiden, haben die medatixx-Entwickler ein Captcha vorgeschaltet. „Das heißt, der Patient sieht Buchstaben und Zeichen in einem Bild, die er zur Bestätigung per Hand in ein Feld einträgt“, erläutert Naumann. Der Patient kann die vom Praxisteam vorab definierten Terminarten und gegebenenfalls den gewünschten Arzt individuell auswählen. Er identifiziert sich durch die Eingabe seines Vornamens, Nachnamens und Geburtsdatums. Ein Freitextfeld ermöglicht dem Patienten, beispielsweise seine Symptome oder Gründe der Arztkonsultation einzutragen. Nach dem Absenden der Terminanfrage erhält er eine E-Mail mit den Eckdaten des Termins sowie einen Bestätigungslink, der eine Stunde gültig ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Patient die Terminbuchung tatsächlich wünscht. Sobald er seinen Termin über den Link bestätigt hat, wird er durch eine weitere E-Mail über die Buchung benachrichtigt. In der Bestätigungsmail an den Patienten wird eine ICS-Datei angehängt, mit der er seinen bestätigten Termin in den eigenen Terminkalender übernehmen und gleichzeitig eine Terminerinnerung einstellen kann.

Naumann fasst zusammen: „Die wesentlichen Vorteile von x.webtermin liegen in der Entlastung des Praxisteams durch weniger Telefonanrufe zur Terminvereinbarung und im verbesserten Patientenservice. Der Wunsch des Patienten nach einer smarten und flexiblen Alternative zur telefonischen Terminbuchung wurde vielfach durch Onlineumfragen bestätigt. x.webtermin trägt zu einem modernen und innovativen Praxisimage bei und steigert die Zufriedenheit der Patienten.“ Ein weiterer positiver Effekt sind optimierte Prozesse aufgrund reduzierter Leerlaufzeiten. Zusätzlich sorgt eine einfachere und effektivere Ressourcenplanung für geringere Wartezeiten aufgrund der Zeitersparnis bei der Planung der Termine.

x-webtermin.de

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x.webtermin jetzt auch in x.isynet, x.concept und x.comfort integriert
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Datum:
29.10.2019