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Anwenderberichte


Das Deutsche Gelenkzentrum Heidelberg - Vom ersten Tag an stabil

Heidelberg zählt mit zu den schönsten Städten Deutschlands – und die ATOS Klinik Heidelberg liegt mitten im Herzen der Stadt. In den 20 Facharztpraxen und fünf Operationssälen der ATOS Klinik werden stationär und auch ambulant umfassende und interdisziplinäre Leistungen rund um die gesundheitlichen Belange der Patienten angeboten. Im Oktober 2014 wurde im Deutschen Gelenkzentrum Heidelberg – einer der Facharztpraxen in der ATOS Klinik – die Entscheidung gefällt, das bestehende PAC-System auf eine neue Lösung zu migrieren.

AUSGANGSLAGE

Im Deutschen Gelenkzentrum Heidelberg sind die aktuell sieben Leitenden Ärzte, eine Oberärztin und fünf Assistenzärzte mit 15 Mitarbeitern spezialisiert auf die Behandlung von Schulter- und Ellenbogenerkrankungen, Hüft- und Knieerkrankungen, Fußerkrankungen, Sportverletzungen sowie kinderorthopädischen Erkrankungen. Im Jahr 2004 haben wir zusammen mit der Einführung eines digitalen Röntgensystems ein PAC-System angeschafft. Seither wurden alle Daten aus dem digitalen Röntgen und von unserem MRT dort gespeichert. Zusätzlich wurden regelmäßig Fremdaufnahmen von CD importiert. Insgesamt wurden bisher circa 2,5 Terabyte an Daten gespeichert. Im Rahmen einer Umstellung der Server-Hardware sollte nun das alte PACS abgelöst werden. Wichtige Ziele waren dabei, dass alle bisherigen Daten auch zukünftig sofort verfügbar sind, die Lösung optimal in das verwendete Patientenverwaltungssystem M1 der CompuGroup integriert ist und die Umstellung möglichst ohne große Unterbrechung des Betriebs realisiert werden kann.


UMSETZUNG

Die Suche nach einem neuen PACS verlief recht kurz. In der ATOS Klinik am Standort München wurde bereits seit 2006 das mediDOK PACS eingesetzt. Das System hatte sich als sehr zuverlässig erwiesen, und einige Ärzte aus Heidelberg kannten das System aus ihrer Tätigkeit in München. Für die Einführung und Betreuung in München war von Anfang an die Firma mixray GmbH & Co. KG aus Augsburg zuständig, die im Jahr 2010 zusätzlich mit der kompletten IT-Betreuung am Standort München beauftragt wurde. Seit Ende 2011 betreut mixray auch die zentralisierte IT-Infrastruktur der ATOS Klinik am Standort Heidelberg. Nach einer kurzen Angebots- und Planungsphase haben wir Ende Oktober 2014 die Entscheidung für die PACS-Migration zu mediDOK gefällt und den 20.11.2014 als Starttermin mit dem neuen System festgelegt. Die größte Herausforderung aus zeitlicher Sicht war die Übernahme der bestehenden Daten. Erschwerend kam hinzu, dass viele Daten nur auf Archiv-CDs vorhanden waren. Wir haben also entschieden, bis zum Starttermin zunächst nur diejenigen Daten zu migrieren, die im alten System online zur Verfügung standen. Die neue Server-Hardware wurde von mixray vorbereitet und die Daten in das neue mediDOK PACS übernommen. Parallel wurde der mediDOK PACS-Client installiert. Dies passierte alles im Hintergrund ohne Störung des Livebetriebs. Am Starttermin haben wir um 19.00 Uhr die Arbeit mit dem alten System beendet, Röntgen und MRT wurden von mixray auf das neue PACS umgestellt und die letzten Online-Daten wurden aus dem alten PACS in mediDOK übernommen. Am nächsten Morgen sind wir um 8.00 Uhr mit dem neuen System in den Livebetrieb gegangen. Es gab keine Ausfälle, es erfolgte keine Reduzierung der Sprechstunde oder des medizinischen Angebots. Der Wechsel erfolgte tatsächlich „on the fly“. Die Einarbeitung des Teams erfolgte im Livebetrieb. Auftretende Fragen konnten von mixray, die den Livebetrieb nur für einen Tag begleiten mussten, sofort kompetent beantwortet werden.

LESSONS LEARNED

Am meisten hat uns alle überrascht, dass die Umstellung so reibungslos erfolgte und keinerlei Einbußen in Kauf genommen werden mussten. Dies hätten wir offen gesagt nicht erwartet. Auch die zu erwartenden Aussagen von Mitarbeitern, dass „vorher doch alles besser war“, waren nirgends zu hören. Wir haben in großem Maße davon profitiert, dass wir das mediDOK PACS aus unserem Standort in München kannten und es sich dort bewährt hatte. Weiterhin war es förderlich, dass nur zwei Firmen insgesamt an dem Projekt mitarbeiteten: neben mixray,
die die Umstellung gesamtverantwortlich vornahm, musste nur der IT- Betreuer unserer Verwaltungssoftware M1 für die Anbindung hinzugezogen werden. Die Anbindung hatte sich in München bereits bewährt und der Integrationsaufwand war minimal. Noch nicht abgeschlossen ist die Übernahme aller Daten aus dem alten PACS. Nachdem sich schnell gezeigt hatte, dass viele Daten nicht mehr online vorliegen, waren diese Nacharbeiten entsprechend projektiert worden. Aktuell werden die alten Archivmedien in das neue System eingelesen. Die Übernahme soll bis Ende Januar 2015 abgeschlossen sein. Die Vorteile des neuen PACS haben sich nach wenigen Tagen bereits gezeigt:

  • Früher war es oftmals notwendig, eine CD einzulegen, um die Voraufnahmen mit den aktuellen Aufnahmen vergleichen zu können. Mit dem neuen System entfällt dieser Schritt, der immer wieder die Abläufe der Sprechstunde verzögert hat.
  • Früher wurden Daten von Patienten-CDs oftmals mehrfach eingelesen, was zu unübersichtlichen Studienlisten und Verwirrung geführt hat. Das neue System erkennt bereits eingelesene Daten und liest diese nicht erneut ein. Zusätzlich werden die eingelesenen Daten jetzt zum Untersuchungsdatum einsortiert – nicht zum Einlesedatum.
  • Der mediDOK-Viewer kann optimal für unsere Schnittbilder verwendet werden. Die Anzeige der Schnittebenen ist eine große Unterstützung für uns in der Diagnostik.
  • Die Integration in M1 ist besser, da man früher nur entweder im PACS oder im M1 arbeiten konnte. Das neue System läuft optimal neben dem M1, sodass wir ohne Probleme ein Bild befunden können und parallel auf demselben Rechner im M1 dokumentieren können. Das spart viel Zeit in der täglichen Routine.
  • Wir können nun das Röntgenbuch elektronisch führen.

Unsere Teams arbeiten schon lange zusammen und es gibt klare Kommunikationswege. Auch dies hat uns nach der Umstellung sehr geholfen: Wichtige Informationen wurden im Team weitergegeben, und für wichtige Arbeitsschritte und Prozesse wurden schriftliche Anleitungen erstellt, die verteilt wurden. Dies hat den Schulungsaufwand stark reduziert und nicht nur Kosten gespart, sondern auch Nerven bei allen Beteiligten inklusive mixray geschont. Bisher gab es keinen Ausfall. Das System läuft vom ersten Tag an stabil. Das für die Umstellung veranschlagte Budget ist ebenso wie der Zeitrahmen eingehalten worden.

Unser Resümee: jederzeit wieder …

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Datum:
28.11.2016