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Anwenderberichte


Unternehmenskennzahlen auf Knopfdruck

Das Clinical Cockpit der RZV GmbH ermöglicht der Oberlinhaus-Gruppe eine durchgängige Sicht auf alle Unternehmenskennzahlen aus den unterschiedlichsten IT-Systemen.

Das Oberlinhaus

Das Oberlinhaus in Potsdam ist ein diakonisches Kompetenzzentrum für ganzheitliche Rehabilitation,
Bildung und Gesundheit. Die Unternehmensgruppe beschäftigt 1.800 Mitarbeiter und besteht aus 13 Einzelgesellschaften.Jährlich werden mehr als 30.000 Menschen im Oberlinhaus betreut.

Die Ausgangssituation: Zahlreiche Daten und der Einsatz verschiedener Systeme

Das Oberlinhaus und seine 13 heterogenen Tochter-Gesellschaften nutzen viele verschiedene ITSysteme.
Als wesentlicher Bestandteil kommen im Bereich der Betriebswirtschaft sowie der Patientenverwaltung
Module der SAP zum Einsatz. Für den medizinischen Bereich nutzt das Haus die klinische
Software MCC und für die Personalverwaltung das RZV Online-Portal mit KIDICAP. Zusätzlich
arbeiten z. B. der Fuhrpark, die Küche und andere Abteilungen mit weiteren Lösungen. Für die an die
Oberlinklinik angrenzenden Einzelgesellschaften sind für die Leistungserbringung ebenfalls diverse
Softwaretools und Datenbanken im Einsatz.

Anforderung der Oberlinklinik: Implementierung eines Steuerungsmoduls, um
medizinische und betriebswirtschaftliche Zahlen zu konsolidieren

Vor gut drei Jahren entschied sich der Geschäftsführer der Oberlinklinik Dr. med Michael Hücker für
die Einführung von Clinical Cockpit der RZV GmbH. Primäres Ziel war es, betriebswirtschaftliche und
medizinische Kennzahlen zusammenzuführen, um daraus konsolidierte Ergebnisse für die Steuerung
der Oberlinklinik zu erhalten. Einen maßgeblichen Vorteil sah Dr. Hücker darin, auf die Informationen
aus vielen verschiedenen Systemen mit einem einzigen Tool zentral zugreifen zu können.

Clinical Cockpit ermöglicht dem Oberlinhaus eine deutlich bessere Planung

Thomas Neubauer, zuständiger Projektleiter für die Implementierung des Clinical Cockpits, bewertet heute die Einführung in der Gesamtsicht: „Wir sind erheblich treffsicherer hinsichtlich unserer Hochrechnungen geworden. Die Zusammenführung der einzelnen sehr unterschiedlichen Tochter-Gesellschaften in ein einheitliches System konnte sich zu Beginn niemand vorstellen. Mit den für 2014 neu definiertem Kontenplan und Buchungskreisen sind neue Rahmenbedingungen für das Oberlinhaus geschaffen worden und ein Meilenstein für das Reporting von konsolidierten Ergebnissen gesetzt worden. Wir sind sehr froh, ein so flexibles System implementiert zu haben, mit dem wir sowohl die einzelnen medizinischen Bereiche als auch das Gesamtunternehmen auf einen Blick
betrachten können.“

Weitere Anforderungen wurden im Projektverlauf sichtbar und sofort erledigt

Die Implementierung der neuen Controlling-Plattform erfolgte zeitlich parallel mit einer Unternehmensentwicklung,
die einem Konzerngedanken entspricht. Das heißt, im Lauf der Zeit wurde die Notwendigkeit erkannt, alle Gesellschaften mit den gleichen Systemen buchen zu lassen, um ein stringentes Zahlenwerk zu erhalten. Die Konsolidierung dieser Zahlen sollte dann im Anschluss möglich werden. Die logische Konsequenz war die sukzessive Anbindung weiterer Geschäftsbereiche des Oberlinhaus an das Clinical Cockpit. Ohne diese Anbindung wäre der Gedanke einer übergreifenden Steuerung schnell an seine Grenzen gestoßen. Einzelne Reports erforderten zuvor häufig mühselige und zeitaufwändige Handarbeit. Mit dem Einsatz des Cockpits sind nun viele dieser Lücken geschlossen worden. Heute sind alle 13 Einzelgesellschaften des Oberlinhaus an das System angeschlossen und das Cockpit wird in den verschiedenen Bereichen sehr unterschiedlich genutzt.

Der Implementierungsprozess: Vorbereitung auf einen konsolidierten Unternehmensabschluss

Am Anfang bestand die Aufgabe darin, summierte Daten auf Gesellschaftsebene zu erhalten. Für alle
Geschäftsbereiche sollte ein zentrales Informationstool entstehen, das aktuelle konsolidierte Daten
aufbereitet. Bis zu diesem Zeitpunkt wurde im Oberlinhaus aus dem monatlichen Berichtswesen der
verschiedenen Gesellschaften mit viel manuellem Aufwand ein konsolidierter Gesamtbericht erstellt.
Heute können auf Knopfdruck die Ergebnisdaten aus verschiedenen Systemen zentral sowohl für
jede Einzelgesellschaft als auch für das Gesamtunternehmen angezeigt und ausgewertet werden.
Die Aktualität der Informationen wird durch das tägliche automatische Laden der Daten garantiert.
Mit Hilfe des Clinical Cockpits lassen sich jetzt sämtliche zentralen Finanzkennzahlen wie ROI,
Deckungsbeiträge, Kostenstellen, Kostenarten, Beschäftigungskennzahlen etc. auf einen Blick
darstellen und kommentieren.

Thomas Neubauer und sein Team stellten weitere Anforderungen an das RZV

Thomas Neubauer: „Die Projektergebnisse der RZV GmbH waren sehr zufriedenstellend. Das
Standardtool war innerhalb von drei Monaten bei uns implementiert. Im weiteren Verlauf haben wir
zahlreiche weitere Anforderungen benannt, die innerhalb der folgenden neun Monate umgesetzt
wurden. Wir haben mit dem RZV eine sehr offene und direkte Kommunikation gepflegt und sind von
der Lösungsorientierung und fachlichen Kompetenz überzeugt.“ Nach und nach nutzt das Oberlinhaus die neuen Möglichkeiten immer intensiver. Viele Standardreports werden heute über das neue Tool erzeugt und automatisch an die Bereichsleiter per E-Mail verteilt. Besprechungen sind daher schon papierlos möglich, denn alle Besprechungsteilnehmer können beispielsweise über Beamer auf die konsolidierten Zahlen schauen. Eine Detailbetrachtung der einzelnen Werte ist per Drill-Down-Menü möglich. Fehlende oder lückenhafte Kommentierungen können gleich an Ort und Stelle erkannt und ergänzt werden.

Für 2014 hat das Oberlinhaus neue Kontenpläne und Buchungskreise für das Berichtswesen geschaffen,
somit sind neue Rahmenbedingungen für das Gesamtunternehmen defi niert. Die GuV als auch einzelne Kostenstellenergebnisse werden mit Stichtag 01.01.2014 in einem einheitlichen Rahmen berichtet.

Mit Clinical Cockpit können auch einzelne Fachabteilungen durchleuchtet werden

Mit den häufi gen Gesundheitsreformen ändern sich die rechtlichen Rahmenbedingungen für Krankenhäuser
immer öfter und immer schneller. Abrechnungssysteme verändern sich, Zusatzentgelte variieren u.v.m. Das bindet Personal bei der Eingabe der Daten und fordert ein engmaschigeres Reporting. Durch den Wechsel auf eine einheitliche Plattform müssen solche Änderungen nur noch einmal erfasst werden. Aber auch die monatlichen Personalreports und die Reports aus dem medizinischen Bereich können mit erheblicher Zeitersparnis generiert werden. So gibt es auch Cockpit-Funktionen für OPs, stationäre Belegungen oder DRG-Analysen. Es lassen sich unterschiedliche Reports z.B. nach Bezugsart wie Rufbereitschaft der Ärzte oder Privatliquidation erstellen. Solche Berichte waren vor dem Einsatz von Clinical Cockpit nicht darstellbar. Aber auch für die einzelnen
medizinischen Bereichsleiter gibt es jede Menge Standardreports: E1-Bereich, Schnitt-Naht-Zeiten,
personalgebundene Zeiten, Zusatzentgelte, Narkosebedarfe etc. Werden diese Reporte einmal definiert, können sie in einem bestimmten Zyklus automatisiert generiert werden. Zu den Routineberichten des Oberlinhaus zählen beispielsweise die VK-Statistiken (Vollkräfte-Statistik) über Dienstarten, die Statistiken einzelner Kostenstellen und die GuV.

Konzern-Controlling hat mehr Zeit für die Analyse

Die Finanzcontroller können mit dem neuen System individuelle Berichte für den Monats- und
Jahresabschluss generieren. Sie bewerten die Arbeit als sehr zeitsparend. Somit bleibt mehr Luft für
das operative Geschäft und eine verbesserte Kommentierung der Daten. Es fl ießen heute zudem
deutlich mehr Informationen automatisiert in die Reports ein. Alle Ergebnisse können nicht nur
tabellarisch, sondern auch visuell dargestellt werden.

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Fallstudie Oberlinhaus Potsdam 1.979 KB
Implementierung eines Steuerungsmiduls, um medizinische und betriebswirtschaftliche Zahlen der Komplexeinrichtung zu konsolidieren.
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Datum:
05.03.2015